Anwendungsfall
Forderungsmanagement
Zahlungserinnerungen, die respektvoll bleiben: abgestufte Hinweise über SMS, E-Mail, Messaging und Anruf, Ratenpläne im Gespräch oder im Self-Service, Anruffenster, Sperrlisten und Einwilligungsprüfung über Univerx Outbound und Journeys.
Ablauf
Vom ersten Kontakt bis zur Lösung.
Der Ablauf in wenigen Schritten. Jeder Schritt läuft auf derselben Plattform, ohne Medienbruch.
- 01 · FälligkeitEine Zahlung ist überfällig. Das Ereignis kommt aus Ihrem Abrechnungssystem und startet eine abgestufte Journey.
- 02 · Freundlicher HinweisZuerst eine Erinnerung per SMS, E-Mail oder Messaging, mit Link zur Zahlung oder zum Ratenplan.
- 03 · Prüfung vor dem AnrufVor jedem Anruf prüft Outbound Anruffenster, Sperrlisten und hinterlegte Einwilligungen. Was nicht passt, wird nicht gewählt.
- 04 · GesprächEine Servicekraft oder ein KI-Agent bespricht die Lage und bietet einen Ratenplan an. Der Kontext liegt vor.
- 05 · VereinbarungDer Ratenplan wird bestätigt und ins Abrechnungssystem geschrieben. Weitere Erinnerungen folgen nur nach Plan.
Was die Plattform beiträgt
Was diesen Ablauf trägt.
Die Eigenschaften, auf die es im Alltag ankommt – für Kundinnen und Kunden ebenso wie für die Teams.
Abgestuft statt Dauerfeuer
Journeys legen fest, wann welcher Kanal folgt. Wer zahlt, bekommt keine weitere Erinnerung.
Einwilligung geprüft
Anruffenster, Sperrlisten und Einwilligungen werden vor jedem Kontakt geprüft, nach Regeln, die Sie hinterlegen.
Ratenplan im Self-Service
Über einen Link wählt die Kundin selbst einen Ratenplan im Rahmen, den Sie vorgeben.
Gespräche mit Kontext
Die Servicekraft sieht Forderung, bisherige Kontakte und Zusagen. Das Gespräch beginnt sachlich, nicht mit Druck.
Kanäle, die ankommen
SMS, E-Mail, Messaging und Anruf aus einer Liste. Antworten landen in derselben Verteilung wie jeder Kontakt.
Nachvollziehbar
Jeder Kontaktversuch, jede Prüfung und jede Vereinbarung wird protokolliert.
#Erinnern, ohne zu verärgern
Eine offene Rechnung ist selten böser Wille. Meist ist sie vergessen, manchmal fehlt gerade das Geld. Wer in beiden Fällen gleich hart reagiert, verliert Kundinnen, die eigentlich zahlen wollen.
Univerx setzt auf abgestufte, respektvolle Ansprache. Erst ein freundlicher Hinweis, dann ein Angebot, dann ein Gespräch. Wer zahlt, hört nichts mehr.
#Die Journey statt der Mahnliste
Mit der Journey-Orchestrierung wird aus der Mahnliste eine Abfolge mit Regeln. Jede Stufe hat einen Kanal, einen Abstand und eine Bedingung.
| Stufe | Kanal | Inhalt |
|---|---|---|
| Hinweis | SMS oder E-Mail | Freundliche Erinnerung mit Zahlungslink |
| Erinnerung | Messaging oder E-Mail | Angebot eines Ratenplans im Self-Service |
| Gespräch | Anruf, mit Prüfung vorab | Lage klären, Ratenplan vereinbaren |
| Vereinbarung | Bestätigung per Nachricht | Plan, Termine, Ansprechpartner |
Benachrichtigungen laufen ohne Servicekraft. Anrufe plant Univerx Outbound in den Dialer-Modi, die zu Ihrem Team passen.
#Prüfen vor jedem Kontakt
Bevor ein Anruf oder eine Nachricht rausgeht, prüft Listen & Einwilligung, was Sie hinterlegt haben: Anruffenster, Sperrlisten, Einwilligungen, Höchstzahl der Versuche. Passt etwas nicht, wird nicht gewählt.
Für werbliche Anrufe und Nachrichten verlangt § 7 UWG eine vorherige Einwilligung. Für Zahlungserinnerungen gelten andere Grundlagen. Welche für Ihre Kontakte gilt, klärt Ihre Rechtsabteilung; Univerx setzt die Regeln um.
#Das Gespräch, wenn es eines braucht
Kommt es zum Gespräch, sieht die Servicekraft Forderung, bisherige Kontakte und frühere Zusagen. Sie beginnt sachlich und bietet Lösungen an. Ein KI-Agent kann einfache Ratenpläne im freigegebenen Rahmen selbst vereinbaren.
Bei Härtefällen übergibt der Agent sofort an einen Menschen. Mehr zu diesem Teil von Outbound beschreibt Forderungsmanagement.
#Ein typischer Einstieg
- Workshop: Stufen, Kanäle, Regeln und Ratenplan-Rahmen festlegen.
- Pilot: eine Forderungsart mit Hinweis, Erinnerung und Self-Service-Ratenplan.
- Ausbau: Anrufe mit Prüfung vorab, KI-Agent für einfache Vereinbarungen.
#Was dazu passt
Der Leitfaden Outbound mit Einwilligung in Deutschland erklärt die Rahmenbedingungen mit Quellen. Für Versorger beschreibt die Seite Energie & Telekommunikation den Zusammenhang mit Abschlag und Rechnung.
Bausteine
Die Funktionen dahinter.
Diese Funktionen und Erweiterungen tragen die Lösung. Jede ist einzeln beschrieben – mit Ablauf, Einsatz und Regeln.
- Univerx Outbound
Forderungsmanagement
Respektvolle Zahlungserinnerungen und Gespräche über Ratenpläne: Erinnerungen in der richtigen Tonlage, Self-Service für einfache Fälle und vorbereitete Gespräche für alle, die eine Lösung brauchen.
Mehr erfahren - Univerx Outbound
Listen & Einwilligung
Kontaktlisten, Anruffenster, Sperrlisten und Einwilligungsprüfung je Kanal, mit Dokumentation jeder Prüfung. Die Grundlage dafür, dass Kampagnen und Benachrichtigungen nur Menschen erreichen, die erreicht werden dürfen.
Mehr erfahren - Univerx Outbound
Benachrichtigungen
Automatische Erinnerungen und Hinweise ohne Beteiligung von Mitarbeitenden: Terminbestätigungen, Lieferstatus, Fristen, Störungsinformationen. Per SMS, E-Mail, Messaging oder Sprachansage, mit Antwortmöglichkeit.
Mehr erfahren - Univerx Outbound
Kampagnen
Sprachkampagnen mit Vorschau-, progressivem und vorausschauendem Wählen, dazu SMS-, E-Mail- und Messaging-Kampagnen aus derselben Kontaktliste. Eine Kampagne, mehrere Kanäle, eine Einwilligungsprüfung.
Mehr erfahren - Univerx Journeys
Orchestrierung
Die Orchestrierung löst in Echtzeit die nächste beste Aktion aus, wenn ein Kundenweg einen bestimmten Punkt erreicht: ein Chat-Angebot, ein Rückruf, eine Nachricht oder ein Hinweis an die Mitarbeiterin, die gerade spricht.
Mehr erfahren - Univerx KI
KI-Agenten
KI-Agenten verstehen das Anliegen, handeln in angebundenen Systemen und übergeben mit Kontext an Menschen. Am Telefon als Voicebot, im Chat als Textagent, immer als KI gekennzeichnet.
Mehr erfahren
Branchen
Wo dieser Ablauf oft beginnt.
Branchen, in denen dieser Anwendungsfall häufig der erste Schritt ist – jeweils mit eigenen Regeln und Erweiterungen.
Energie & Telekommunikation
Viele Kontakte, viele Routineanliegen: KI-Agenten für Zählerstand, Tarif und Rechnung, Störungskommunikation in Spitzenzeiten, Zahlungserinnerungen mit Einwilligungsprüfung. Unterlagen für Ihre Pflichten nach NIS2 auf Anfrage.
- KI-Agenten für Routine
- Störungskommunikation
Banken & Finanzdienstleister
Service über jeden Kanal, Beratung mit gemeinsamer Ansicht und Signatur im Gespräch, Onboarding mit dem Online-Ausweis als Ziel. Dazu Unterlagen für Ihr IKT-Drittparteienrisikomanagement nach DORA auf Anfrage.
- DORA-Unterlagen
- Onboarding mit Online-Ausweis
Handel & E-Commerce
Bestell- und Retourenservice über Messaging, Chat und Telefon, proaktive Lieferhinweise, Beratung im Shop im richtigen Moment und barrierefreie Kundenoberflächen als Ziel nach BFSG.
- Messaging & Web-Messaging
- Proaktive Lieferhinweise
Häufige Fragen
Gilt § 7 UWG auch für Zahlungserinnerungen?
§ 7 UWG regelt vor allem werbliche Ansprache. Für Zahlungserinnerungen gelten andere Rechtsgrundlagen. Was für Ihre Kontakte gilt, klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung; Univerx prüft, was Sie als Regel hinterlegen.
Können KI-Agenten Ratenpläne vereinbaren?
Im Rahmen, den Sie freigeben, ja. Der Agent ist als KI gekennzeichnet, bietet nur hinterlegte Optionen an und übergibt bei Härtefällen an einen Menschen.
Wie vermeiden wir zu viele Kontakte?
Mit Journeys, die Abstände, Kanäle und Höchstzahlen festlegen, und mit Sperrlisten. Wer zahlt oder einen Plan vereinbart, fällt automatisch aus der Ansprache.
Lässt sich Univerx an unser Abrechnungssystem anbinden?
Ja, über Konnektoren oder offene APIs. Fälligkeiten lösen Journeys aus, Vereinbarungen gehen zurück ins System.
Zum Weiterlesen
Leitfäden2. November 2026 · 10 Min. LesezeitOutbound mit Einwilligung in Deutschland
Kampagnen, Benachrichtigungen und Forderungsmanagement im Rahmen von § 7 UWG und DSGVO: welche Regeln für welche Art von Ansprache gelten, wie Einwilligungen tragen und wie Sie das im Betrieb nachweisen. Mit Quellen.
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Europa & Regulierung2. November 2026 · 4 Min. LesezeitEinwilligung im Outbound: was § 7 UWG für Kampagnen bedeutet
Erst die Einwilligung, dann der Kontakt. Was das Gesetz verlangt und wie eine Kampagne das jeden Tag einhält.
Kundenerlebnis-Strategie1. November 2026 · 4 Min. LesezeitJourney statt Kanal: eine andere Art, Service zu planen
Niemand will „den Chat benutzen“. Menschen wollen umziehen, einen Tarif wechseln oder eine Rechnung verstehen. Wer Service entlang dieser Wege plant, sieht Brüche, die kein Kanalbericht zeigt.
Sehen Sie Univerx an Ihrem eigenen Beispiel.
In einer Demo zeigen wir die Plattform entlang Ihrer Kanäle und Anliegen – vom KI-Agenten über Video und Einsatzplanung bis zur Auswertung.
Online, in Deutsch oder Englisch, ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.